Réaffectez rapidement les interventions d'un technicien absent ou en départ

🎯 Le problème

Votre technicien est absent ou quitte l'entreprise et vous devez gérer rapidement ses interventions planifiées.

Les situations courantes :

• 🏥 Arrêt maladie longue durée : 2-3 mois d'absence
• 🏖️ Congés prolongés : 3-4 semaines de vacances
• 🔄 Réorganisation sectorielle : changement de zones géographiques
• 👋 Départ définitif : fin de contrat ou démission

Le hic ? Il a 50+ interventions planifiées dans les semaines à venir :

• 📅 Des interventions préventives programmées
• 🔄 Des récurrences actives
• 📍 Des tournées planifiées sur plusieurs semaines

Résultat : Vous passez 1 à 2 heures à :

• Déplanifier chaque intervention une par une
• Chercher manuellement les techniciens disponibles
• Recalculer les tournées pour optimiser les déplacements
• Risquer d'oublier des interventions et de mécontenter des clients

Cette corvée, c'est terminé !

🎯 Pourquoi c'est utile ?

La déplanification en masse + réaffectation intelligente vous permet de :

🚀 Gagner un temps précieux

• 1 à 2 heures économisées par réorganisation
• Pas de manipulation répétitive

✅ Assurer la continuité de service

• Aucun client impacté par l'absence du technicien
• Interventions maintenues aux dates prévues
• Pas de retard sur les contrats de maintenance

⚡ Réagir rapidement aux imprévus

• Arrêt maladie imprévu ? Redistribuez dans l'heure
• Réorganisation d'équipe facilitée
• Pas de stress pour trouver des solutions de dernière minute

💼 Optimiser les ressources

• Charge de travail équilibrée entre techniciens
• Tournées optimisées automatiquement
• Réduction des temps de trajet

✅ Comment faire ?

Étape 1 : Accédez à la recherche avancée des interventions

Depuis votre interface Web Praxedo :

1. Cliquez sur le menu Interventions
2. Sélectionnez Recherche avancée

Étape 2 : Configurez vos critères de recherche

⚠️ Important : Vous devez traiter un statut à la fois. Commencez par les interventions Pré-planifiées :

1. Statut : Sélectionnez uniquement "Pré-planifiée"
2. Technicien : Sélectionnez le technicien concerné
3. Période : Définissez la plage de dates (ex : du 01/04 au 30/06)
4. Agences : Sélectionnez toutes les agences si nécessaire
5. Cliquez sur "Rechercher"

Étape 3 : Sélectionnez toutes les interventions

Deux options :

Option A - Sélection totale (recommandée) :

• Cochez la case en haut à gauche de la liste des résultats
• Toutes les interventions affichées sont sélectionnées automatiquement

Option B - Sélection partielle :

• Cochez uniquement les interventions que vous souhaitez déplanifier

Étape 4 : Déplanifiez en masse

1. Dans le panneau latéral gauche, cliquez sur le bouton "Déplanifier"
2. Une fenêtre de confirmation apparaît
3. Vérifiez le nombre d'interventions concernées
4. Cliquez sur "OK" pour confirmer

✅ Les interventions repassent automatiquement au statut "Qualifiée"

Étape 5 : Répétez pour les autres statuts

Recommencez les étapes 2 à 4 pour :

1. Le statut "Planifiée"
2. Le statut "Synchronisée"

💡 Pourquoi traiter chaque statut séparément ? C'est une contrainte technique du système pour garantir l'intégrité des données.

Étape 6 : Réaffectez les interventions déplanifiées

Une fois toutes les interventions déplanifiées (statut "Qualifiée"), vous avez 3 options pour les réaffecter à d'autres techniciens :

Option A - Réaffectation automatique avec le SmartScheduler ⭐ (Recommandé)

Le SmartScheduler va analyser toutes vos interventions "Qualifiées" et les réaffecter automatiquement aux techniciens disponibles en optimisant les tournées.

Comment faire :

1. Allez dans Planning → SmartScheduler
2. Sélectionnez la période concernée (ex : prochaines 2 semaines)
3. Cochez les critères d'optimisation :
4. • ✅ Compétences techniciens (respect des qualifications)
   • ✅ Proximité géographique (réduction des trajets)
   • ✅ Charge de travail équilibrée (pas de surcharge)
   • ✅ Respect des plages horaires techniciens
4. Cliquez sur "Lancer l'optimisation"
5. Le SmartScheduler calcule les meilleures affectations (quelques secondes)
6. Visualisez les propositions de réaffectation sur le planning
7. Validez ou ajustez manuellement si besoin

Avantages :

• ✅ Optimisation complète des tournées (jusqu'à 30% de km économisés)
• ✅ Répartition équilibrée de la charge entre techniciens
• ✅ Respect automatique des compétences et contraintes
• ✅ Gain de temps maximal : 5-10 minutes pour 50+ interventions

Option B - Réaffectation manuelle par drag & drop

Pour les équipes qui préfèrent garder le contrôle total ou qui ont des contraintes spécifiques :

Comment faire :

1. Ouvrez votre Planning (vue hebdomadaire ou journalière)
2. Dans le panneau latéral gauche, affichez la liste des interventions "Qualifiées"
3. Glissez-déposez chaque intervention sur le planning du technicien souhaité
4. Ajustez les horaires si nécessaire
5. Répétez pour toutes les interventions

Avantages :

• ✅ Contrôle total sur chaque affectation
• ✅ Possibilité de tenir compte de facteurs spécifiques (préférence client, historique)
• ✅ Visuel immédiat de la charge de chaque technicien

Inconvénient : Plus chronophage (15-30 minutes pour 50 interventions)

Option C - Planification par proximité

Pour affecter rapidement selon la localisation géographique, intervention par intervention :

Comment faire :

1. Ouvrez une intervention "Qualifiée" depuis la liste ou le planning
2. Cliquez sur le bouton "Planifier par proximité"
3. Praxedo vous propose les techniciens disponibles les plus proches du site d'intervention :
4. • Distance en km
   • Temps de trajet estimé
   • Disponibilité dans le créneau
4. Sélectionnez le technicien souhaité
5. Définissez l'horaire
6. Validez
7. Répétez pour chaque intervention

Avantages :

• ✅ Réduction des temps de trajet
• ✅ Optimisation géographique simple
• ✅ Bon compromis entre automatisation et contrôle

🎯 Cas d'usage concrets

🏥 Arrêt maladie longue durée

Un technicien est en arrêt pour 2 mois. Il a 85 interventions préventives planifiées sur cette période.

Sans déplanification/réaffectation en masse : 2-3 heures de travail manuel

• Ouvrir chaque intervention une par une
• Chercher manuellement un technicien disponible proche
• Risque d'oublier des interventions
• Tournées non optimisées

Avec déplanification + SmartScheduler : 25 minutes chrono

• Déplanification en masse : 10 minutes (3 statuts)
• Réaffectation via SmartScheduler : 5 minutes
• Validation et ajustements manuels : 10 minutes

Résultat : Les 85 interventions sont redistribuées équitablement entre 4 techniciens, avec optimisation des tournées. Aucun retard client, techniciens équilibrés.

🔄 Réorganisation sectorielle

Vous redistribuez les secteurs géographiques entre vos techniciens. Le technicien A (Paris Centre) prend le secteur du technicien B (Paris Nord) qui part sur Lyon.

Le technicien B a 60 interventions planifiées sur Paris Nord pour le mois prochain.

Action :

1. Déplanification des 60 interventions du technicien B : 8 minutes
2. Réaffectation au technicien A + 2 autres techniciens proches via SmartScheduler : 5 minutes
3. Optimisation des nouvelles tournées : automatique
4. Validation : 5 minutes

Total : 18 minutes vs 1h30 manuellement

Bénéfice : Transition fluide, pas de client impacté, tournées optimisées dès J+1, équipe A gagne 20% de km sur Paris Nord grâce à l'optimisation.

🏖️ Congés d'été de 3 semaines

Votre meilleur technicien part en congés du 1er au 21 août. Il a 42 interventions préventives planifiées.

Action :

1. Déplanification en masse : 10 minutes
2. Réaffectation intelligente via SmartScheduler sur les 3 techniciens restants : 5 minutes
3. Ajustements pour respecter les préférences de certains clients VIP : 10 minutes

Total : 25 minutes

Bénéfice : Congés sereins, clients pris en charge, pas d'urgence à gérer, techniciens restants avertis et préparés.

👋 Départ définitif d'un collaborateur

Un technicien quitte l'entreprise fin mars. Il a 73 interventions planifiées jusqu'à fin mai.

Action :

1. Déplanification en masse de ses 73 interventions : 10 minutes
2. Réaffectation via SmartScheduler sur l'équipe : 5 minutes
3. Validation et communication aux techniciens : 10 minutes
4. Bonus : Libération de l'abonnement pour embaucher un remplaçant : 2 minutes

Total : 27 minutes vs 2h manuellement

Bénéfice : Interventions sécurisées, clients informés, abonnement libéré et disponible immédiatement pour le nouveau collaborateur.

🎯 Récapitulatif : Les étapes essentielles

1. Recherche avancée : Filtrez par statut (un à la fois) + technicien concerné
2. Sélection : Cochez toutes les interventions trouvées
3. Déplanification : Cliquez sur "Déplanifier" dans le panneau latéral
4. Répétition : Recommencez pour les statuts Planifiée et Synchronisée
5. Vérification : Assurez-vous qu'il ne reste aucune intervention planifiée
6. Réaffectation : Choisissez SmartScheduler (auto), Drag & drop (manuel) ou Proximité (géographique)
7. (Bonus) : Si départ définitif, libérez l'abonnement

💪 Les bénéfices combinés

En utilisant la déplanification en masse + réaffectation intelligente :

✅ Gain de temps immédiat : 1-2 heures économisées par réorganisation
✅ Continuité de service garantie : Aucun client impacté par l'absence du technicien
✅ Zéro erreur : Plus de risque d'oublier une intervention cachée
✅ Réactivité maximale : Gérer un imprévu (arrêt maladie) en moins de 30 minutes
✅ Optimisation automatique : SmartScheduler calcule les meilleures tournées
✅ Équipe équilibrée : Charge de travail redistribuée équitablement
✅ Sérénité : Pas de stress, process maîtrisé et répétable

❓ FAQ

1. Puis-je déplanifier plusieurs statuts en même temps ?

Non, pour des raisons techniques, vous devez traiter un statut à la fois (Pré-planifiée, puis Planifiée, puis Synchronisée). Cela prend seulement quelques minutes supplémentaires.

2. Que deviennent les interventions déplanifiées ?

Elles repassent automatiquement au statut "Qualifiée". Elles restent dans votre système avec toutes leurs informations (client, site, type, description, etc.). Vous pouvez ensuite les replanifier sur un autre technicien via le planning, le SmartScheduler ou la planification par proximité.

3. Puis-je annuler une déplanification en masse ?

Non, l'action est immédiate et irréversible. Assurez-vous de bien vérifier vos critères de recherche avant de confirmer. Cependant, vous pouvez toujours replanifier les interventions par la suite facilement.

4. Le SmartScheduler respecte-t-il les compétences des techniciens ?

Oui ! Le SmartScheduler prend automatiquement en compte :

• Les compétences requises pour chaque intervention
• Les qualifications de chaque technicien
• Les disponibilités (congés, absences)
• Les contraintes horaires
• La proximité géographique

Il n'affectera jamais une intervention à un technicien non qualifié.

5. Combien de temps faut-il pour réaffecter 50 interventions avec le SmartScheduler ?

En moyenne 5 à 10 minutes :

• Lancement de l'optimisation : 1 minute
• Calcul par le SmartScheduler : 30 secondes à 2 minutes (selon le nombre d'interventions)
• Visualisation et validation : 3-5 minutes
• Ajustements manuels éventuels : 2-3 minutes

Total : environ 10 minutes pour 50 interventions vs 1h30 manuellement.

6. Que faire si un client préfère absolument un technicien spécifique ?

Deux solutions :

Solution A : Après la réaffectation automatique, déplacez manuellement cette intervention spécifique vers le technicien souhaité (drag & drop sur le planning).

Solution B : Déplanifiez cette intervention à part et planifiez-la directement sur le technicien préféré, puis lancez le SmartScheduler sur les autres.

7. Les clients sont-ils automatiquement prévenus du changement de technicien ?

Cela dépend de votre configuration de scénarios. Si vous avez un scénario de modification d'intervention activé, les clients peuvent recevoir automatiquement un email/SMS les informant du nouveau technicien affecté.

Sinon, vous pouvez :

• Configurer un scénario de notification de changement
• Envoyer manuellement un email via Praxedo
• Appeler les clients concernés

💼 Bonus : Libérer un abonnement en cas de départ définitif

Si le technicien quitte définitivement l'entreprise, une fois toutes les interventions réaffectées, vous pouvez libérer son abonnement pour l'attribuer à un nouveau collaborateur :

Comment faire :

1. Allez dans Administration > Techniciens
2. Ouvrez la fiche du technicien qui part
3. Cliquez sur l'identifiant de l'abonnement (lien bleu)
4. Cliquez sur le bouton "Libérer l'abonnement" en bas de page
5. Confirmez la libération

✅ C'est fait ! L'abonnement est maintenant disponible pour être réaffecté à un nouveau collaborateur immédiatement.

⚠️ Important : Assurez-vous qu'il n'a plus aucune intervention planifiée (statuts Pré-planifiée, Planifiée, Synchronisée) avant de libérer l'abonnement. Sinon, vous obtiendrez un message d'erreur.