Protégez vos informations confidentielles dans les PDF clients avec le préfixe PRIVATE_
🎯 Le problème : Des informations sensibles qui échappent à votre contrôle
Vous avez probablement déjà vécu cette situation :
📄 Un compte-rendu PDF est envoyé automatiquement à votre client après une intervention
👀 Le client découvre des commentaires internes que vos techniciens ont rédigés pour usage interne
😰 Résultat : Gêne, perte de crédibilité, voire litige commercial
Exemples de données sensibles fréquemment exposées :
• Commentaires techniques bruts des techniciens ("client difficile", "installation vétuste")
• Notes de diagnostic internes avant validation
• Informations commerciales (marges, coûts réels, négociations)
• Évaluations de l'état du matériel destinées uniquement à la planification
• Codes d'accès temporaires ou informations de sécurité
Le dilemme : Vous avez besoin de ces informations dans Praxedo pour piloter votre activité, mais vous ne pouvez pas les partager avec vos clients.
🎯 La solution : Le préfixe PRIVATE_ pour un masquage automatique
Praxedo intègre une fonctionnalité méconnue mais puissante : le préfixe PRIVATE_ appliqué au code d'une section ou d'un champ de formulaire.
Principe de fonctionnement :
Lorsque vous ajoutez PRIVATE_ au début du code d'un champ ou d'une section lors de la configuration de votre formulaire, cette information :
✅ Reste visible et modifiable dans l'interface Web Praxedo (pour la conduite d'activité)
✅ Reste visible et saisissable dans l'application mobile Praxedo (pour les techniciens)
✅ Disparaît automatiquement des exports PDF générés pour les clients
Aucune manipulation manuelle nécessaire : le masquage est automatique et systématique pour tous les exports PDF.
✅ Comment configurer le préfixe PRIVATE_ ?
Étape 1 - Accédez à la gestion des formulaires
Depuis l'interface Web Praxedo, rendez-vous dans :
Paramètres > Formulaires
Sélectionnez le formulaire que vous souhaitez modifier, ou créez-en un nouveau.
Étape 2 - Modifiez le code de la section ou du champ sensible
Lors de la création ou de la modification d'une section ou d'un champ, repérez le champ "Code".
Au lieu de saisir un code classique, ajoutez le préfixe PRIVATE_ devant votre code :
commentaire_interne
diagnostic_technicien
marge_commerciale
✅ Code avec préfixe PRIVATE_ :
PRIVATE_commentaire_interne
PRIVATE_diagnostic_technicien
PRIVATE_marge_commerciale
Étape 3 - Enregistrez et testez
Enregistrez vos modifications. À partir de maintenant, tous les exports PDF générés masqueront automatiquement les sections et champs marqués comme privés.
Pour tester : Créez une intervention de test, remplissez le compte-rendu incluant les champs privés, puis générez le PDF. Vérifiez que les informations sensibles n'apparaissent pas dans le document final.
Vous pouvez écrire PRIVATE_, Private_ ou private_ : Praxedo reconnaîtra le préfixe dans tous les cas. L'important est de respecter le format PRIVATE_ suivi du nom de votre champ/section.
Bonne pratique : Utilisez des majuscules pour le préfixe (PRIVATE_) pour faciliter l'identification visuelle dans vos formulaires.
🎯 Cas d'usages concrets par secteur
🔧 Maintenance et SAV
Champs à masquer :
• PRIVATE_etat_reel_equipement (évaluation brutale avant validation client)
• PRIVATE_cout_pieces_detachees (prix d'achat des pièces vs prix facturé)
• PRIVATE_niveau_urgence_interne (priorisation interne non communiquée au client)
Bénéfice : Vos techniciens peuvent documenter précisément l'état des équipements sans risquer de froisser le client avec des formulations trop directes.
⚡ Énergie et Télécom
Champs à masquer :
• PRIVATE_commentaire_acces_site (codes d'accès temporaires, contacts terrain)
• PRIVATE_historique_incidents (incidents précédents non résolus, à ne pas mentionner au client)
• PRIVATE_evaluation_risque (niveau de risque identifié pour planification future)
Bénéfice : Protégez les informations de sécurité sensibles tout en assurant la traçabilité pour vos équipes.
🏗️ BTP et Travaux
Champs à masquer :
• PRIVATE_temps_reel_chantier (temps réel vs temps facturé forfaitaire)
• PRIVATE_difficultes_rencontrees (problèmes techniques internes)
• PRIVATE_materiel_supplementaire (coût réel des fournitures supplémentaires)
Bénéfice : Conservez une documentation interne complète sans exposer votre gestion de projet au client final.
🎯 Bonnes pratiques d'utilisation
| Type d'information | À marquer PRIVATE_ | À laisser visible |
|---|---|---|
| Commentaires | Remarques internes, évaluations subjectives | Observations techniques factuelles |
| Données commerciales | Marges, coûts d'achat, négociations internes | Prix facturés au client, conditions contractuelles |
| Diagnostic | Hypothèses non validées, doutes techniques | Diagnostic final validé, recommandations |
| Sécurité | Codes d'accès, contacts internes, procédures | Consignes de sécurité générales pour le client |
| Planification | Facteur de vitesse, niveau d'urgence interne | Date et durée d'intervention, prochaines étapes |
Après avoir ajouté le préfixe PRIVATE_ à vos champs/sections, générez systématiquement un PDF de test pour vérifier que les informations sensibles sont bien masquées.
Le préfixe fonctionne uniquement pour les exports PDF générés par Praxedo. Les informations restent visibles dans l'interface Web et Mobile pour vos utilisateurs autorisés.
💪 Les bénéfices concrets
En appliquant cette astuce :
✅ Confidentialité garantie : Plus aucun risque de fuite d'informations sensibles vers vos clients
✅ Conformité renforcée : Respectez les exigences RGPD en contrôlant précisément les données partagées
✅ Documentation complète : Vos équipes continuent de saisir toutes les informations utiles en interne
✅ Gain de temps : Pas de double saisie, pas de manipulation manuelle avant envoi du PDF
✅ Professionnalisme : Vos PDF clients ne contiennent que les informations pertinentes et validées
✅ Traçabilité préservée : L'historique complet reste accessible dans Praxedo pour audit et analyse
🎯 Exemples de sections à marquer PRIVATE_
Pour la conduite d'activité :
• PRIVATE_notes_appel_entrant (script d'appel interne)
• PRIVATE_historique_reclamations (litiges passés avec ce client)
• PRIVATE_niveau_satisfaction_reel (évaluation interne vs satisfaction affichée)
Pour les techniciens :
• PRIVATE_difficulte_acces (problèmes d'accès au site non communiqués au client)
• PRIVATE_temps_trajet_reel (comparaison avec temps théorique)
• PRIVATE_competences_requises (évaluation de complexité pour planification future)
Pour le commercial :
• PRIVATE_potentiel_vente_additionnelle (opportunités commerciales détectées)
• PRIVATE_marge_intervention (calcul de rentabilité)
• PRIVATE_strategie_negociation (notes pour futures discussions contractuelles)
Pour une sécurité maximale, vous pouvez combiner le préfixe PRIVATE_ avec les options de visibilité des champs dans Praxedo :
- Visible sur le web uniquement : Le champ n'apparaît jamais sur mobile
- Jamais visible : Seuls les utilisateurs avec le droit "Consulter les champs masqués" peuvent le voir
- PRIVATE_ : En plus, le champ disparaît des exports PDF
Cumulez ces options pour créer des niveaux de confidentialité sur mesure selon vos besoins.
💪 Récapitulatif : Comment protéger vos informations confidentielles
En 3 étapes simples :
- Identifiez les champs/sections sensibles de vos formulaires actuels
- Ajoutez le préfixe PRIVATE_ devant le code de ces éléments
- Testez l'export PDF pour valider le masquage
Temps de mise en œuvre : 30 secondes par champ
Impact immédiat : Protection garantie dès le prochain export PDF généré
Maintenance : Aucune, le masquage est automatique et permanent
🚀 Besoin d'aide pour identifier les champs à protéger ?
Posez-vous ces questions pour chaque section/champ de vos formulaires :
❓ Cette information peut-elle gêner le client si elle est exposée ?
❓ S'agit-il d'une donnée purement interne (process, organisation) ?
❓ Contient-elle des éléments commerciaux sensibles (marges, coûts) ?
❓ Est-ce une information de sécurité qui ne doit pas être diffusée ?
Si vous répondez OUI à l'une de ces questions : ajoutez PRIVATE_ !